Ferieafholdelsesperioden slutter snart – har I styr på ferien?

OPTJENING OG AFHOLDELSE

I Danmark har medarbejdere ret til at holde 5 ugers ferie i løbet af hver ferieafholdelsesperiode. De 4 af ugerne stammer fra et EU-direktiv, og kaldes derfor ”direktivbeskyttet” ferie.

Ferie optjenes fra den 1. september til 31. august året efter (ferieåret), og kan afholdes frem til 31. december (ferieafholdelsesperioden).

Feriedage, som er optjent fra den 1. september 2022 til 31. august 2023, kan således afholdes indtil den 31. december 2023. Afholdes ferien ikke inden denne dato, vil de ubrugte feriedage (op til 4 uger) gå tabt. Ferie ud over 4 uger udbetales til medarbejderen, medmindre de aftales overført.

ARBEJDSGIVERS PLIGT

EU-Domstolen fastslog i 2018, i sagen C-684/16, at arbejdsgivere har pligt til at sikre, at medarbejdere faktisk har haft mulighed for at afholde ferie, f.eks. ved aktivt at opfordre medarbejdere til at afholde den optjente ferie.

I den konkrete sag skulle EU-Domstolen bl.a. tage stilling til, om det var i strid med EU-reglerne, at det ifølge tysk ret kun var medarbejderen, der havde ansvar for at få afholdt ferie inden for ferieåret, og at retten til ferie bortfaldt, hvis ikke medarbejderen havde anmodet om afholdelse af ferie inden dette tidspunkt.

EU-Domstolen fastslog, at EU-retten som udgangspunkt ikke er til hinder for nationale regler, hvorefter retten til ferie bortfalder ved udløbet af en referenceperiode. Domstolen understregede dog, at det er en forudsætning, at medarbejderen faktisk har haft mulighed for at gøre brug af sin ret til ferie.

Domstolen understregede, at medarbejderen er den svage part, og at arbejdsgiveren derfor konkret er forpligtet til at sikre, om fornødent ved formelt at opfordre til, at medarbejderen kan afholde sin optjente ferie.

Bevisbyrden påhviler arbejdsgiveren, der skal kunne godtgøre at have udvist den fornødne omhu for, at medarbejderen faktisk har kunnet afholde den optjente ferie.

EU-Domstolen fastslog, at hvis arbejdsgiver ikke kan bevise, at medarbejderen er indrømmet mulighed for at udnytte retten til ferie, bevarer medarbejderen sin ret til ferie eller godtgørelse herfor.

PLACERING OG VARSLING

Optjent ferie opdeles i ”hovedferie” og ”øvrig ferie”. Hovedferien udgør 3 uger, som lønmodtageren har ret til at afholde i sammenhæng i perioden fra 1. maj til 30. september. De resterende 2 uger er øvrig ferie, der som udgangspunkt holdes i sammenhæng af mindst 5 dage. Derudover har medarbejdere ret til at få mindst 4 ugers optjent ferie placeret i ferieåret.

Arbejdsgiver kan varsle ferien til afholdelse med et varsel på 3 måneder for hovedferie og 1 måned for øvrig ferie. Ferien begynder den førstkommende arbejdsdag efter varslets udløb. Varsler arbejdsgiver således afholdelse af øvrig ferie den 20. oktober 2023, begynder medarbejderens ferie den 21. november 2023 ved normal arbejdstids begyndelse.

SÆRREGEL HVIS FERIE ELLERS VIL GÅ TABT

Øvrig ferie kan varsles til afholdelse med et kortere varsel end 1 måned, hvis medarbejderen ikke, ved arbejdsgivers overholdelse af det almindelige varsel, kan nå at afholde de resterende feriedage inden ferieafholdelsesperiodens udløb. Det er en forudsætning, at ferien hverken kan overføres eller udbetales og dermed ellers vil være mistet for lønmodtageren, hvilket er tilfældet for den direktivbeskyttede ferie.

UDBETALING

Såfremt medarbejderen har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, skal arbejdsgiveren automatisk udbetale den 5. ferieuge, såfremt denne ikke er afholdt eller aftalt overført inden ferieafholdelsesperiodens udløb. Arbejdsgiveren og medarbejderen kan dog, efter ferieårets udløb den, indgå aftale om udbetaling af den 5. ferieuge, inden ferieafholdelsesperiodens udløb.

Det bemærkes, at der gælder særlige regler i tilfælde af, at medarbejderen har været feriehindret på grund af sygdom eller afholdelse af orlov efter barselsloven. Der kan efter omstændighederne ske overførsel eller automatisk udbetaling af den ikke afholdte, direktivbeskyttede ferie i denne situation.

OVERFØRSEL AF FERIE

En medarbejder kan anmode om at få overført ferie udover 4 uger til næste ferieafholdelsesperiode. Det er som udgangspunkt alene den 5. ferieuge, der kan overføres.

Ferieoverførsel kræver, at der indgås en skriftlig aftale om overførslen senest den 31. december, hvor ferieafholdelsesperioden udløber. Arbejdsgiver skal også senest den 31. december give FerieKonto (eller anden feriepengeudbetaler) besked om overførselsaftalen, da værdien af den 5. ferieuge ellers vil blive udbetalt.

Der kan alene ske overførsel af den direktivbeskyttede ferie, hvis medarbejderen har været afskåret fra at afholde ferien, som følger af feriehindringer, f.eks. sygdom eller orlov efter barselsloven. Feriehindringen skal endvidere bestå på tidspunktet for ferieafholdelsesperiodens udløb.

FERIELUKNING MELLEM JUL OG NYTÅR

Hvis virksomheden holder ferielukket mellem jul og nytår, kan arbejdsgiver kræve, at medarbejderne holder ferie under ferielukningen. Dette gælder også, selvom medarbejderne ikke har optjent nok betalt ferie til ferielukningen.

Arbejdsgiver skal dog i videst muligt omfang reservere medarbejderes ferie til ferielukningen. Hvis arbejdsgiveren ikke har sikret, at medarbejderen har nok optjente, betalte feriedage til gode til hele ferielukningen, må arbejdsgiver betale løn på de pågældende dage.

Holdes virksomheden lukket på et tidspunkt, hvor en medarbejder, der har været ansat hele det foregående ferieår og frem til ferielukningen, ikke har optjent nok betalt ferie, skal arbejdsgiver give medarbejderen ferie på forskud. Arbejdsgiveren kan modregne denne ferie, i medarbejderens kommende optjening af betalt ferie.

KOMMENDE REGLER OM AUTOMATISK UDBETALING (BAGATELGRÆNSE)

Med indførelsen af den nugældende ferielov var der en forventning om, at lønmodtagere i større grad ville hæve feriepenge løbende grundet reglerne om samtidighedsferie. Mange lønmodtagere har dog haft mindre beløb i uhævede feriepenge efter ferieafholdelsesperiodens udløb.

Af Beskæftigelsesministeriets lovprogram for folketingsåret 2023/2024 fremgår det, at der skal indføres en bagatelgrænse for udbetaling af uhævede feriepenge, med det formål at summen af uhævede feriepenge skal nedbringes. Lovforslaget har været i høring indtil den 12. oktober og forventes at blive vedtaget i november med ikrafttræden den 31. december 2023.

HVAD SKAL MAN SOM ARBEJDSGIVER VÆRE OPMÆRKSOM PÅ?

Det er vigtigt, at arbejdsgivere er opmærksomme på, at medarbejderne har, og har haft, mulighed for at afholde deres optjente betalte feriedage. I modsat fald, kan arbejdsgiver blive pålagt at udrede en kompensation for feriedage, som ellers ville være gået tabt for medarbejderen, hvis ikke de blev afholdt. Arbejdsgiveren kan imødegå dette ved at varsle ferien til afholdelse, eller indgå aftaler om udbetaling eller overførsel.

Hos Poul Schmith står vi til rådighed, hvis du er i tvivl om reglerne eller har behov for assistance til at udarbejde aftaler om overførsel eller udbetaling.