Faldgruber ved udvikling af et inddrivelsessystem

NÅR SYSTEMER, DATA OG LOVGIVNING SKAL SPILLE SAMMEN

Som de fleste nok har bemærket, er der i de seneste år blevet skrevet en del om fejl i inddrivelsessystemer, og både det offentlige og flere banker har været genstand for mediernes søgelys med artikler om uberettiget inddrivelse og store oprydningsforløb. Typerne af fejl har været mange, men fælles for en stor del af fejlene er, at de kan spores helt tilbage til dengang, da systemerne blev udviklet.

Udvikling, tilpasning og idriftsættelse af et IT-system der skal varetage inddrivelse af gæld, er uden tvivl et kompliceret projekt. En væsentlig forudsætning for projektets succes er, at der både i opstartsfasen og gennem hele udviklingsprocessen er fokus på de forretningsmæssige behov, der søges indfriet ved systemet. Men lige så afgørende er fokus på det landskab, som systemet skal indgå i, de data som systemet skal behandle og ikke mindst den lovgivningsmæssige ramme for de processer, som systemet skal udføre.

I den første planlægningsfase er det ofte de forretningsmæssige behov og de mulige tekniske løsninger, som er i fokus. Men både lovgivning og datakvalitet bør tænkes ind tidligt og indgå i overvejelserne løbende igennem hele processen.

Inddrivelse af gæld er et retssikkerhedsmæssigt følsomt område. Skyldnerens manglende betaling kan være udtryk for uvilje, spekulation eller ligefrem svindel. Ofte er årsagen dog, at skyldneren ikke har evnen til at betale og/eller befinder sig i en vanskelig og sårbar situation. Lovgivningen stiller en række krav, som skal iagttages, uanset om gælden inddrives manuelt eller via et IT-system. Disse krav følger blandt andet af inkassoloven, renteloven, gældsbrevsloven, forældelsesloven, persondatareglerne, hvidvasklovgivningen og god-skik-reglerne. Derudover skal inddrivelsen ske i overensstemmelse med de almindelige obligationsretlige principper og med respekt af aftaler, som kreditor måtte have indgået med skyldneren. 

Et ofte overset tema i udviklingsfasen er ”datakvalitet”. Jo bedre data er, jo større er muligheden for automatisering af digitale processer og omvendt. Hvis oplysninger i systemet er forkerte eller mangelfulde, kan automatiserede processer i systemet blive tilsvarende forkerte. Det kan i værste fald føre til ulovlig inddrivelse og hæmme inddrivelsens effektivitet.

For at undgå uholdbare løsninger, bør spørgsmålet om datakvalitet derfor rejses allerede i udviklingsfasen. Skal systemet f.eks. kunne opdatere forældelsesdatoer automatisk på baggrund af de oplysninger, der registreres om gælden? Udover de forretningsmæssige ønsker hertil, kan svaret afhænge af de oplysninger (data), som er til rådighed i systemet. Hvis ikke der i systemet er de nødvendige oplysninger til at vurdere forældelsesdatoen for gælden, må dette i stedet håndteres manuelt.

SÆRLIGE FOKUSOMRÅDER, HVOR LOVGIVING SPILLER EN ROLLE

Ved udvikling eller tilpasning af en IT-løsning er det afgørende at inddrage lovgivningen og aftalegrundlaget fra begyndelsen, så man undgår senere fejl eller begrænsninger ved brugen af systemet. I et inddrivelsessystem vil lovgivningen og en eventuel aftale med skyldneren stille krav til stort set alle processer. Fra et juridisk synspunkt vil der blandt andet være fokus på følgende:

• Forældelse: Forældelse er et stærkt reguleret område, som kan forudsætte en kombination af automatik og manuelle processer.
• Renteberegning: En korrekt rentetilskrivning kan bero både på lovgivning og aftale.
• Pengeplacering: Håndtering af indbetalinger og eventuel omplacering af midler forudsætter stillingtagen til virkningstidspunkt for betalingen, dækningsrækkefølge mv.
• Skyldner- og hæftelsesforhold: Systemet skal ofte håndtere forskellige typer skyldnere (f.eks. kautionister), forskellige hæftelsesforhold mellem skyldnere (f.eks. solidarisk eller pro-rata) samt forskellige sagsforløb pr. skyldner (f.eks. gældssanering for én af flere skyldnere).
• Dokumentationsspor: Sikring af tilstrækkelig dokumentation for processer, beslutninger og transaktioner i systemet er afgørende for senere at kunne redegøre for systemets resultater, men også af hensyn til korrekt bogføring og mulighederne for ændringer og fejlrettelse.
• GPDR: Systemet skal leve op til persondataforordningen mv.

Alle disse områder er væsentlige for at opnå succes med et inddrivelsessystem, og en mere udførlig beskrivelse af de muligheder og udfordringer, som de enkelte områder frembyder, falder uden for rammerne af denne artikel.  Særligt håndtering af forældelse bør dog fremhæves som den væsentligste kilde til fejl, og dermed også som et område, der fortjener særlig fokus i udviklingsfasen.

FORÆLDELSE

Vi ser i praksis en del udfordringer med at håndtere forældelse i automatiserede processer. Allerede ved opbygning af inddrivelsessystemet skal det for eksempel fastlægges, hvordan systemet skal registrere og håndtere forældelsesfristen for de krav, som inddrives.

En pålidelig forældelsesdato er en forudsætning for en korrekt og lovlig inddrivelse. Desværre er det ikke altid simpelt at registrere en korrekt forældelsesdato. Inddrivelsessystemer tillader typisk kun at der registreres én forældelsesdato på hver gældspost. Datoen skal dermed være rigtig for hele gældsposten. Efter lovgivningen kan der imidlertid være scenarier, hvor forældelsen kun afbrydes for en del af kravet, eller hvor den nye frist efter afbrydelse ikke er lige lang for alle dele af kravet.

Udfordringerne med registrering af én forældelsesdato pr. fordring er i den offentlige gældsinddrivelseslov søgt håndteret ved indførelsen af en forældelsesmæssigt fordringskompleks, hvorved der i alle tilfælde vil være én gældende forældelsesdato for en fordring, der er under inddrivelse i det offentlige. Lignende regler gælder ikke udenfor den offentlige sektor, hvor man derfor fortsat må indrette sig under hensyn til mulige delvise forældelsesafbrydelser og andre forældelsesmæssige komplikationer. Oftest vil løsningen være, at der registreres en tidligst mulig forældelsesdato for hele gældsposten.

ET TVÆRFAGLIGT SAMARBEJDE

Som nævnt indledningsvist må et IT-udviklingsprojekt forholde sig til både de forretningsmæssige behov, systemerne, data og ikke mindst den lovgivningsmæssige og aftalemæssige ramme. Det betyder, at inddrivelsessystemet oftest udvikles i et samarbejde mellem forskellige fagligheder.

Traditionelt har jurister holdt sig lidt på afstand af udviklingsprojekter og har primært tilbudt bistand i form af afklaring af konkrete spørgsmål. Det skyldes formentlig til dels, at den digitale dagsorden først for alvor har fundet vej til de juridiske uddannelser indenfor det seneste årti, herunder med det politiske fokus på digitaliseringsklar lovgivning. Den traditionelle tilgang indebærer imidlertid en risiko for, at relevante afklaringer og retlige faldgruber ikke identificeres i tide, fordi juristerne ikke er tilstrækkeligt til stede i projektet. 

Det kan være en bekostelig og tidskrævende affære at lave om i IT-systemet, når det først er helt eller delvist sat i drift. Der er derfor god grund til at sikre løbende juridisk sparring som en del af projektet, herunder for at skabe overblik over de retlige rammer, identificere faldgruber og afklaringsbehov og sikre, at løsninger og samlet strategi for projektet lever op til lovgivningen.

I dag er både juristerne selv og andre aktører i IT-udviklingsprojekter heldigvis oftest opmærksomme på behovet for at samarbejde og finde løsninger på tværs af fagområder. Bevægelsen ind i udviklingsprojektet stiller dog nogle nye krav til den juridiske rådgiver, som skal kunne arbejde tværfagligt og kombinere den juridiske viden med en forståelse for data, systemer og forretningsbehovene. Juristen skal desuden kunne forstå og yde sin rådgivning indenfor de agile processer, der i dag anvendes ved IT-udvikling.

For et IT-udviklingsprojekt kan de juridiske krav ofte virke tunge og svære at arbejde med. Det skyldes dog ofte, at juristerne er for langt væk fra projektet og alene tages med på råd, når der er behov for abstrakte beskrivelser af de juridiske rammer for systemet og de forretningsprocesser, det skal understøtte. Risikoen derved er, at udviklingsarbejdet gennemføres på baggrund af en for unuanceret eller rigid forståelse af loven.

Det er vores erfaring, at inddragelse af juridiske kompetencer i selve udviklingsarbejdet ofte bidrager til at nedbryde oplevede juridiske barrierer, så de forretningsmæssige ambitioner for IT-systemet kan indfries, uden at udviklingsarbejdet overkompliceres eller fordyres. Samtidig kan inddragelse af juridiske kompetencer medvirke til, at nødvendige prioriteringer foretages på et mere oplyst grundlag. Det kan f.eks. betyde, at ambitioner om hel eller delvis automatisering på et specifikt område fravælges, fordi kompleksitet, omkostninger og risiko i forhold til udviklingsopgaven ikke står mål med de gevinster, der kan opnås ved en automatisk løsning af opgaven.  

Et andet argument for, at juridiske kompetencer skal inddrages mere direkte i selve udviklingsarbejdet er, at der ofte sker fejl, når generelle juridiske råd modtages fra distancen, og derefter fortolkes og omsættes til kode. Djævlen ligger ofte i detaljen, og kommunikation på distancen indebærer en åbenlys risiko for, at ikke kommunikerede forudsætninger, forskellige forståelser af de faktiske forhold og faglige eller sproglige barrierer fører til misforståelser og fejl.

Søg rådgivning om digital gældsinddrivelse

Denne artikelserie er alene tænkt som en overordnet introduktion til de juridiske problemstillinger, der kan være i forbindelse med digital gældsinddrivelse, og artiklen kan ikke træde i stedet for konkret rådgivning. Vi anbefaler derfor altid, at du tager fat i en rådgiver, hvis du står med en konkret sag eller har spørgsmål.